Investeringsprosjekter
Det å ha på plass god struktur for styring og kontroll når man skal gjennomføre store investeringsprosjekter, vil man ofte få igjen for senere. Eller det vil si, man kan unngå store overraskelser. Overraskelser i investeringsprosjekter er som regel negative. Vi vil i denne artikkelen beskrive deler av internkontrollen som bør være på plass i tidligfase for å kunne sikre en god start og gjennomføring av investeringsprosjekter.
Hva er internkontroll
COSO definerer internkontroll som de tiltak selskapet gjennomfører for å sikre at det når sine mål på en forsvarlig måte. Dette kan være alt fra overordnet risikovurdering i forhold til måloppnåelse til innebygde kontroller i operasjonelle rutiner.
For å ha en velfungerende internkontroll er det viktig at internkontrollen kan dokumenteres. Dokumentasjonskravet omfatter både at det i nødvendig grad foreligger beskrivelser av etablert internkontroll i form av roller, ansvar, systemer, rutiner. mv., og at selve gjennomføringen av etablert internkontroll kan dokumenteres. Utforming og omfang av dokumentasjon bør gjenspeile virksomhetens tilpasninger til risiko, vesentlighet og egenart.
Hvordan sikre god internkontroll i tidligfase av investeringsprosjekter
Fasebeskrivelse
Under følger et eksempel på fasebeskrivelse av investeringsprosjekter og internkontrollen. Alle deler av internkontrollen er ikke beskrevet, men tar for seg viktige deler i henhold til god prosjektmetodikk (Difi, Prince2 og PMI) og anbefalinger fra Oslo kommunes veiledere og Concept (NTNUs forskningsprogram som utvikler kunnskap som sikrer bedre konseptvalg, ressursutnytting og effekt av store investeringer)
Prosjektinitiering er en tidligfasevurdering av innmeldte ønsker og behov. Formålet med denne fasen er å prioritere og å beslutte hvilke behov / tiltak som skal utredes videre i en konseptvalgutredning.
Konseptvalgutredningen utarbeides for å definere konkret behov, mål og overordnede krav som gir føringer for å vurdere alternative konsepter. I denne fasen fokuseres det på hva en ønsker å oppnå med tiltaket og hvordan dette kan ivaretas av ulike alternative konsepter. Formålet med denne fasen er å vurdere flere alternative konsepter som tilfredsstiller behov, mål og krav slik at riktig konsept blir valgt i en kost-/nyttevurdering.
Forprosjektfasen detaljerer det konseptet som ble besluttet videreført. Formålet med forprosjektet er å planlegge, slik at prosjektet kan gjennomføres innenfor fastsatt tid, kostnad og kvalitet.
Kjent og enhetlig metodikk med beskrivelse av fasene og hvilke kontroller som skal gjennomføres er viktig for å ha et modent internkontrollrammeverk og for å kunne gjennomføre en hensiktsmessig oppfølging av prosjektene. Det er de samme typer problemstillinger som må vurderes uavhengig av om det er en stor eller liten investering. Det arbeidsmessige omfanget av planleggingen og kravene til oppfølging vil være påvirket av kompleksiteten, hvorvidt standardiserte løsninger benyttes, og det økonomiske omfanget. Prosjektmetodikken fokuserer på de samme hovedtemaene som er avgjørende for all virksomhetsstyring, herunder blant annet å definere klare mål og krav til resultater, oppfølging av budsjett, internkontroll, risikovurderinger, kompetanseoppbygging, tydelighet i roller og ansvar og at prosjekteier og virksomheten kan være sikker på at det er tilstrekkelig kvalitet i det som leveres.
Beslutningspunkter
Som del av prosjektmetoden og beskrivelse av internkontrollen bør det stilles krav til hvilke aktiviteter som skal gjennomføres i hver prosjektfase. Det bør defineres hvilket beslutningsgrunnlag som skal legges til grunn ved hvert beslutningspunkt. Det bør også defineres om og når det bør stilles krav til kvalitetssikring av beslutningsunderlag. Klare retningslinjer og krav til gjennomføring av hver fase bidrar til å sikre at viktige hensyn tas og at beslutninger tas i rett rekkefølge. Kvalitetssikring av underlag for kritiske beslutningspunkter bidrar til å redusere risiko.
Kvalitetssikring
Alle større investeringer bør kvalitetssikres. Grunnen for å gjennomføre kvalitetssikring er for å bekrefte eller sikre tilstrekkelig kvalitet i beslutningsgrunnlaget for prosjektet. Omfanget av dokumentasjonen vil variere etter investeringens størrelse, kompleksitet og risiko, men tilnærmingen og metoden er den samme for store og små investeringsprosjekter. Ledelsen har et generelt ansvar for kvaliteten på virksomhetens leveranser. Dette innebærer et ansvar for å sørge for at kvaliteten etterprøves av noen med god kompetanse og tilstrekkelig avstand til de som har utarbeidet utredninger og dokumenter. Kvalitetssikring er ikke et mål i seg selv, men et ledd i internkontrollen for virksomhetslederen når de skal vurdere om de framlagte planene har tilfredsstillende kvalitet til at virksomheten kan påta seg det ansvaret som ligger i å fremme dem for beslutning. Ledelsen får gjennom kvalitetssikrede planer et bedre beslutnings- og prioriteringsgrunnlag.
Roller og ansvar
Investeringsprosesser er utfordrende med mange interessenter involvert. Det er derfor viktig å ha gode prosessbeskrivelser og prosjektmetodikk for å beskrive roller og ansvar i prosjektgjennomføringen. Metodikken må inneholde en presisering av hvilket ansvar som tillegges hvert nivå i prosessen og vil bidra å sikre god planlegging og forutsigbarhet. Det er også viktig at det blir utarbeidet en hensiktsmessig fullmaktsstruktur som sikrer at rette instanser og personer blir involvert i beslutninger og sikrer fremdrift.
Bestilling, mandat og styringsdokument
En prosjektorganisasjon som gjennomfører flere prosjekter bør ha en standardmal for prosjektmandat og styringsdokument. Ved å ha standardiserte maler vil det være enklere å sette seg inn i hvert prosjekt og kunne følge disse opp. Med bakgrunn i mandatet bør det utarbeides et styringsdokument som prosjektene skal styres etter og som oppdateres underveis i prosjektgjennomføringen. Dette vil kunne sikre god forankring av hva prosjektet skal være for alle interessenter og at prosjektet leverer i henhold til mål og omfang. Klare rammer og mål gjør det også lettere for prosjektleder å styre prosjektet.
Standard målhierarki
Som del av et standardoppsett for prosjektmandat/styringsdokument bør det etableres krav til målhierarki med effekt- og resultatmål. Målene bør være spesifikke, målbare, akseptable, realistiske og tidsbestemte (SMARTE). Effektmålene bør formuleres slik at man i ettertid kan vurdere om man ved gjennomføringen av prosjektet har oppnådd de effektene man ønsket og som var grunnlaget for at prosjektet ble iverksatt i utgangspunktet. Resultatmål for prosjektet er knyttet til prosjektets gjennomføring på tid, kost og kvalitet. Prosjektet bør gis en prioritering mellom tid, kost og kvalitet, eventuelt også med toleransegrenser/kuttlister for hver parameter.
Kostnads- og styringsramme
Det bør defineres tydelig hva som skal omfattes av økonomiske rammer og hvordan rammen skal forholde seg til prisstigning underveis i prosjektgjennomføring og planlegging. Dersom dette ikke tas hensyn til, vil dette bidra til at man kan undervurdere kostnadene for å gjennomføre prosjektet.
Det bør etableres et skille mellom kostnads- og styringsramme og disse bør oppdateres i forbindelse med overgang til gjennomføringsfasen. Typisk vil usikkerhet være betydelig redusert fra mulighetsstudiet i takt med at løsningen har blitt mer detaljert. Usikkerhetspåslaget bør derfor normalt kunne reduseres. Samtidig vil mange nye problemstillinger normalt dukke opp etter hvert som løsningen detaljeres, noe som kan påvirke styrings- og kostnadsramme i både positiv og negativ retning. For at rammen skal være relevant å styre etter i gjennomføringsfasen og for at de langsiktige økonomiplanene og planlagt likviditetsbehov skal være så presist som mulig bør rammer oppdateres etter detaljplanleggingen. Prosjektet bør ikke disponere usikkerhetsavsetningen, denne bør disponeres av prosjekteier. Klare rammer er viktig for å kunne styre prosjektene hensiktsmessig.
Krav til risikovurderinger og usikkerhetsstyring
Det bør gjøres vurdering av risiko og usikkerhet av prosjektene. I prosessbeskrivelsen bør det fremkomme hva slags risiko- og usikkerhetsanalyser som skal gjennomføres, når og hvordan de skal følges opp. Ved å ha oversikt over prosjektets risikoer og usikkerheter er det mulig å sette inn tiltak for å redusere risiko og kunne handle mer proaktivt.
Krav til rapportering
Det bør være en fast mal for prosjektrapportering. Denne bør dekke krav til innhold, frekvens og struktur på rapportering. Dette vil kunne bidra til å lette både oppfølging av prosjektene for prosjekteier og styringsgruppen samt strukturere arbeidet for prosjektet og sikre at sentrale risikoer og krav følges opp. Det er viktig med regelmessig oppfølging og kontroll med hvert enkelt prosjekt (kostnadsramme, regnskap tidligere år, revidert budsjett, regnskap per dato, påløpte kostnader og forventet sluttkostnad/prognose). Rapporteringen bør i tillegg fange opp risiko/usikkerhet, avvik på økonomi, omfang og kvalitet og fremdrift.
Har virksomheten alt dette på plass, så er et godt fundament lagt for gjennomføring av prosjektet.
